Administración del tiempo y las técnicas más efectivas

Ahora desarrollaremos la admiración del tiempo, las técnicas más efectivas que harán del tiempo, nuestro recurso más valorado; las técnicas de administración del tiempo tienen como objetivo principal permitir a quienes la apliquen a hacer más en menos tiempo y esto al final debería traducirse en mejora de la calidad de vida de las personas.

Qué es la administración del tiempo

Conocida también como gestión productiva de las actividades, la administración del tiempo se define como una habilidad que permite hacer el manejo adecuado y lo más óptimo posible del tiempo para realizar actividades, ya sea en beneficio propio, beneficio de terceros o de nuestro entorno. Administrar el tiempo implica organizar, planificar adecuadamente las actividades que se requieren para conseguir un objetivo en concreto.

Administración del tiempo
Gestionar el tiempo para ser más productivos.

Importancia de la administración del tiempo

La importancia de la administración del tiempo radica en que este recurso con el que contamos todas las personas es limitado e irrecuperable; en la práctica no podemos retroceder el tiempo para aprovecharla ni podemos generar más tiempo del que disponemos, más bien la única forma de sacar el máximo rendimiento a este recurso es gestionando y optimizándolo.

Una mala gestión de tiempo se deriva en perdida, las perdidas pueden reflejarse en los distintos ámbitos de la vida; perder el tiempo al final se puede traducir en una mala calidad de vida.

Concretamente hacer mal uso del tiempo puede generar pérdidas económicas y esto a la vez acarrea directa o indirectamente otros problemas.

Cómo administrar el tiempo adecuadamente

Cualquiera puede saber cómo administrar el tiempo, sin embargo no cualquiera consigue administrarla correctamente, aunque todos lo pueden hacer, gestionar el tiempo en nuestro beneficio, es cuestión de bastante DISCIPLINA.

Verás los humanos somos por naturaleza flojos y perezosos, por una simple razón: no nos gusta gastar energía, y como la gestión de tiempo se trata de hacer más en menos tiempo, es decir gastar más energía, entonces nos es difícil adaptarnos. Pero aprovechar nuestro tiempo al máximo es quizá una de las cualidades que nos lleve a conseguir o no los objetivos que nos plantemos como humanos.

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Es aquí donde entra en juego la disciplina, la constancia, el cambio y las técnicas que conoceremos a continuación.

Técnicas de administración del tiempo

Ahora mencionaremos las técnicas de administración del tiempo más conocidas que nos pueden ayudar a mejorar nuestra productividad.

Crear listas de tareas por hacer

Existen diferentes maneras de organizar nuestro tiempo, de tal manera que podamos controlar además si en realidad estamos avanzando o simplemente tenemos una falsa sensación de progreso, para visualizar ello nos ayudaremos de ciertos gráficos.

La caja de Eisenhower

La caja de Eisenhower sirve para establecer el tipo de actividad que tenemos pendiente realizar, para ello se clasifican las actividades en: importantes, no importantes, urgentes y no urgentes.

URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTEHACER DECIDIR
NO IMPORTANTEDELEGAR PROPONER O ELIMINAR

Esta caja nos permite visualizar la prioridad de nuestras actividades, además nos sugiere lo que debemos hacer frente a ello y resolverlos de mejor manera posible. Veamos a qué tipo de actividad pertenecerían nuestras tareas y cómo podemos administrarlas:

  • Urgentes e importantes.- este tipo de actividades son aquellas que debes hacer pero de inmediato.
  • No urgentes pero importantes.- sobre estas actividades debes tomar una decisión de cuando lo harás, fijar un tiempo definido que debes cumplir de todas maneras.
  • Urgentes pero no importantes.- las tareas que no sean importantes para ti, pero necesitan ser realizadas ya mismo las puedes delegar a alguien que pueda hacerlo eficientemente.
  • No urgentes y no importantes.- estas actividades puedes eliminarlas o posponerlas, de tal manera que no afecte a los urgentes e importantes.

Tablero kanban

El tablero Kanban consiste básicamente en una tabla con varias columnas, y cada una de dichas columnas representa una etapa de una actividad o proyecto. Cada columna contiene una tarea que se debe realizar, de tal manera que podemos ver y evaluar nuestro avance.

Top 3 de las tareas por hacer

Una técnica muy sencilla pero poderosa es hacer una lista de tres tareas importantes que debes hacer en un tiempo determinado, posiblemente en un día. Esta técnica permite sacar a primera plana y visualizar las actividades con mayor prioridad de tal manera que prioricemos cumplirlas cuanto más antes.

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Esquema GTD

Por sus siglas en inglés (Getting Things Done) es un método planteado por David Allen. Plantea  que una mala planificación genera bloqueos mentales que no nos permiten avanzar. Algo que diferencia a esta técnica, es que no es tan centrada en prioridades, sino en la creación de listas para cada circunstancia. Nos permite ir avanzando actividades importantes e ir descartando las que no, de tal manera que al final podamos apreciar el progreso real en la realización de nuestras actividades y proyectos.

El esquema GTD parte de: Recopilar, procesar, organizar revisar y hacer; esa es la base para avanzar y mejorar la productividad.

Técnica seinfeld (no romper la cadena)

Esta es una técnica muy práctica, consiste en hacer un calendario, es preferible que sea bastante visible y ubicarlo en un lugar estratégico ya sea en tu oficina, lugar de trabajo o en donde puedas ver claramente.

Técnica de Seinfeld

En el calendario se traza un cronograma con las tareas pendientes. Cada vez que cumplas una meta establecida marcas en el calendario. Esto crea un estímulo, una satisfacción, incentivo que puede mantenerte motivado, cuando ves que estás avanzando y cumpliendo. Este hecho hará que no quieras romper con la cadena.

La técnica de los 5 minutos

Este método es bastante sencillo de realizar, simplemente debes decidir y determinar que el trabajo o actividad que tienes que realizar lo harás en 5 minutos, empieza cuanto antes, son solo 5 minutos, debes concentrarte y enfocarte en esa actividad.

Verás este simple ejercicio nos puede ayudar a involucrarnos en nuestra tarea y una vez ya conectado es más seguro que continuemos hasta culminar lo establecido. En realidad no se trata de terminar una actividad en 5 minutos, sino que sirve para entrar en la carrera, metafóricamente.

En ocasiones el cerebro detecta la cantidad de tiempo que requiere o el esfuerzo y se resiste a llevarlo a cabo y con cinco minutos, será mucho más fácil entrarle.

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Técnica Pomodoro

Otra técnica de administración del tiempo es el famoso Pomodoro, se trata de establecer tiempos de 25 minutos para desarrollar una actividad en concreto, este tiempo debe ser devotamente respetado para el fin, pasado los 25 minutos se puede tomar un descanso de 3, 4 o 5 minutos con el objetivo de despejar la mente; después de cuatro bloques de trabajo se puede tomar un descanso más largo de entre 15 a 20 minutos.

La capacidad de concentración y enfoque del cerebro tiene un límite y con esta técnica podemos hacer que aumente nuestra productividad sin que nuestra capacidad se agote y llegue a un estado improductivo.

Mapas mentales

Los mapas mentales nos sirven para organizar nuestros pensamientos y generar una lista de acciones concretas que debemos ejecutar para conseguir un objetivo propuesto. Los mapas mentales funcionan mejor cunado sabemos lo que debemos hacer durante un periodo de tiempo, por ejemplo en una semana.

Beneficios de la administración de tiempo

  • Organizar el tiempo eficientemente tiene un impacto directo en nuestros resultados diarios, esto se traduce en el cumplimiento efectivo y exitoso de nuestras metas.
  • Manejar óptimamente nuestro tiempo puede mejorar nuestras relaciones, salud, economía, etc. y por ende esto puede influir directamente en nuestra felicidad.
  • El cumplimiento de metas trae consigo mayor satisfacción, felicidad y motivación.
  • Cumplir con los objetivos en los espacios y tiempos adecuados nos permite vivir menos presionados, menos estresados y tener una vida más equilibrada.

Administración del tiempo conclusión

El tiempo un recurso que todos disponemos sin embargo es limitado, no se puede ahorrar ni recuperar, hacer una gestión efectiva de este recurso puede determinar si cumplimos o no nuestros objetivos y en cuanto tiempo lo hacemos.

Se trata de hacer más en menos tiempo y no necesariamente significa que deban ser cosas materiales, hechos materiales, más bien aquello que aporte en nuestro bienestar tanto material como espiritual, conseguir un equilibrio es ideal.

Gestionar el tiempo es un tema también de disciplina, cambio de hábitos y practica de valores.

Al fin y al cabo el objetivo es vivir feliz, administrar bien nuestro tiempo hace que logremos objetivos que aporten a nuestro bienestar. No solo se trata de trabajar y producir lo máximo posible, sino conseguir que el equilibrio entre progreso y felicidad.

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